Зачем нужен список гостей на свадьбу? Кого приглашать?

В процессе подготовки к свадьбе вам придется составить не мало списков. Но, пожалуй, одним из главных будет список гостей.

Для чего он нужен?

Поскольку в процессе свадебного дня с вами и вашими гостями будет взаимодействовать большое количество подрядчиков (ведущий, флорист, визажист, декораторы, официанты и т.д.), они (равно как и вы сами) должны ориентироваться в том, сколько будет человек на банкете, как и где они будут сидеть.

Кому может понадобиться список гостей?

• Молодоженам.
  • Во-первых, он нужен, чтобы рассчитать бюджет праздничного банкета, разослать пригласительные и рассчитать вес свадебного торта.
  • Во-вторых, отслеживать число гостей, которые точно будут присутствовать на вашем торжестве. Довольно часто бывает так, что гости в последний момент сообщают, что не смогут приехать.
  • В-третьих, после составления списка, вы сможете иметь представление, какая часть гостей будет с вами в ЗАГСе или на выездной регистрации, а какая приедет уже непосредственно в ресторан. Исходя из этого, можно рассчитать расходы на транспорт для гостей, маршруты следования, а также указать соответствующие адреса в пригласительных.
• Свадебному распорядителю (координатору). Если вам делают свадьбу под ключ, то это не избавит вас от необходимости составлять список приглашенных.
• Администрации ресторана. Чтобы правильно рассчитать количество блюд, приборов, столов и стульев и даже официантов, обслуживающих банкет. Важно в таком списке отметить, есть ли у кого-то из гостей предпочтения по основным блюдам или особые требования к блюдам (например, ваш гость мусульманин и не употребляет в пищу свинину, а возможно у кого-то аллергия на определенные продукты). Также, в списке отмечают какие алкогольные напитки употребляет гость, а если у ресторана строгий пропускной режим на парковку, то указывают номер автомобиля (администрация сама уведомит охрану о том, кто из гостей будет на авто).
• Ведущему. В процессе программы, тамада будет обращаться к вашим гостям, плотно взаимодействовать с ними. Чтобы не возникало неловких ситуаций, у него на руках должен быть такой список. Это может быть и сокращенный вариант, например с ключевыми участниками вечера – именами и отчествами родителей, именами близких и друзей.
  Совет! Если вы уже представляете себе план рассадки гостей в банкетном зале, то ведущему можно предоставить список в формате схемы зала. Это позволит ему не запутаться в именах и местах рассадки гостей.
• Декоратору. Если ваш декоратор готовит именные карточки для рассадки гостей, план рассадки, то нужно будет обязательно передать ему актуальный список гостей. Если вы решили самостоятельно заниматься оформлением списка, то ниже мы подготовили несколько рекомендаций и шаблонов (перейти).

Как составить?

Составлять итоговый список стоит обязательно вместе со второй половинкой. При этом, каждый может набросать черновой вариант, а потом просто объединить два списка в один.

Если по какой-то причине вы нашли в списке, составленным вашей второй половинкой кого-то кого не хотели бы видеть на свадьбе, то стоит деликатно объяснить почему вы считаете этот гость не должен присутствовать (например «виделись всего пару раз»).

Одновременно с этим стоит учесть и встречные аргументы – почему ваш партнер хочет видеть этого гостя на свадьбе.

Изначально, планируя свадьбу, не стоит всем знакомым, коллегам и друзьям рассказывать о предстоящем торжестве. Так, вы не будете чувствовать себя неловко, если решите кого-то из них не приглашать.

От чего отталкиваться:

• общий бюджет свадьбы;
• вместительность зала;
• формат свадьбы – большая и шумная свадьба на 100 гостей или скромное торжество для близких людей;
• составлять самостоятельно, не стоит доверять подготовку списка друзьям или родителям. Если же родители настаивают на приглашении кого-то, кто не был в вашем первоначальном списке, предложите им оплатить пребывание этого гостя на торжестве;
• стоимость банкета на одну персону в выбранном банкетном зале.

Кого приглашать?

Обязательно:

• Родители;
• Бабушки / дедушки
• Крестный / крестная;
• Братья / сестры;
• Близкие друзья / подруги;

Не забудьте пригласить:

• Друзья жениха;
• Друзья невесты;
• Племянники;
• Дяди и тёти;

Кого не стоит звать?

• Бывшая / бывший;
• Друзей, у которых явная вражда между собой;
• Любителя крепко выпить и начать буянить;
• Соседей по лестничной клетке;
• Девушку друга, с которой он только начал встречаться;
• Парня подруги, с которым она только начала встречаться;
• Друзья друзей;
• Начальника;
• Суетного, навязчивого и чрезмерно активного знакомого;
• Подруга / друг с которой (-м) вы не виделись 10 лет;
• Дальние родственники, с которыми общаетесь раз в 5 лет;
• Новые знакомые.

Как оформить?

В каком случае может понадобиться красиво оформленный список гостей на ваше торжество? Если вы планируете его разместить при входе в банкетный зал, указав на списке номера столов. Таким образом, гостям будет проще сориентироваться, за каким столом они будут сидеть.

Это может быть реализовано таким образом:

До момента создания декоратором красивых планов с нумерацией столов и карточек для гостей, список можно подготовить на простом листке бумаги или в документе WORD на компьютере.

Чтобы распределить гостей между столами, можно схематично зарисовать зал, обозначив примерную расстановку президиума и гостевых столов (прямоугольниками или кругами).

И от руки вписать имена и фамилии гостей в каждый прямоугольник / круг. Потом, такая схема и финальный список передаются оформителю, ведущему и администрации ресторана.

Если вы самостоятельно оформляете список, который будет размещен при входе в банкетный зал, важно учесть следующие тонкости:

• следует придерживаться цветовой гаммы, которую вы выбрали в качестве основной для вашей свадьбы;
• если ранее в пригласительных, указателях и карточках с именами гостей вы использовали один вариант шрифта, то в списке рекомендуется использовать этот же шрифт, чтобы сохранить идентичность;
• если вы затрудняетесь с выбором оформления — делайте всё в минималистичном стиле (без лишних «завитушек» и рамочек): большой, хорошо читаемый номер стола, а под ним перечень имен и фамилий (выравнивание по центру).

Образцы (шаблоны)

Ниже мы предлагаем вам скачать несколько готовых примеров списков гостей и схем рассадки (их можно самостоятельно заполнить и распечатать на листе А4):

Такой вариант можно заполнить в Excel и отправить ведущему. В первый блок (зеленым цветом) вписывают имена родителей, близких родственников:

Красивый и нежный вариант с цветами:

Простой и понятный список, который можно распечатать на А4, заполнить и передать в кафе, ведущему или декоратору:

Минималистичный черно-белый вариант:

Видео: как сократить список?

Павел Елецкий о том, как можно сократить количество гостей:

Подготовка списка приглашенных – одна из первых и немаловажных стадий подготовки к церемонии. Отталкиваясь от этой информации, можно будет рассчитать примерный бюджет свадьбы.

Помимо всего прочего — это просто увлекательное занятие для будущих молодоженов: усевшись рядышком, выписывать всех тех, кого вы хотите видеть в свой самый счастливый день.